Filosofia gestionale
Per meglio comprendere l'utilizzo del software Easy Camping Estar è fondamentale comprenderne la semplice logica che ha condotto il team di sviluppo ed i partner di settore, al suo sviluppo applicativo.
Una regola base conduce i lavori e gli aggiornamenti applicativi , semplicità, efficienza e scalabilità.
Obiettivo dell'applicazione è la semplicità di utilizzo per una veloce familiarizzazione, una efficienza nel trattare le varie procedure nella modalità più snella possibile e una sicura scalabilità, per fare in modo che l'applicazione sia utilizzabile per utenze stagionali come per operatori attivi 12 mesi l'anno.
L'applicazione parte dalla mappatura delle strutture disponibili .
Il modulo strutture consente di caricare diverse tipologie ricettive (es. semplici piazzole per tende, bungalow, caravan, appartamenti, mobil home ecc.), e per ogni tipologia consente di inserire elementi con una codifica, un posizionamento e una capacità ricettiva (non obbligatoria).
A questo punto, mappato il campeggio siamo pronti a dire all'applicazione quale siano le condizioni economiche da applicare al servizio.
Il modulo listini si occupa appunto di associare prezzi e condizioni di fornitura dei servizi, nei più diversi periodi dell'anno indicati, secondo fasce di costo decise dall'operatore.
Unitamente al costo semplice della vacanza, vi è la possibilità di associare al costo diretto del ricettivo, anche quello dei servizi ad esso collegati, (es. luce, costi auto, moto, safe, frigor aggiuntivi ecc.), associandoli direttamente alla voce di listino in corso di caricamento e quindi legati al periodo specifico di inserimento.
Oltre ai servizi direttamente collegati al listino, l'applicazione consente di creare poi una sezione denominata servizi extra, che permette di inserire voci e costi di servizi che non variano di quotazione in base al periodo, ma che possono essere poi, dopo il check in, associati in aggiunta al costo vacanza, per qualsiasi tipologia di utenza, e possono essere giornalieri, orari, o spot per singola attività.
A questo punto caricate le principali variabili di sistema siamo pronti a partire con le relazioni esterne.
Il modulo preventivi consente, inserendo un range di date ed una tipologia di sistemazione, tra quelle caricate, di calcolare in temporeale il costo della vacanza, modulando le voci desiderate della voce di listinoscelta e dei servizi disponibili con la voce selezionata. nella versione base il modulo preventivi è disponibile in sola visualizzazione, esiste quindi un modulo che ne consente la stampa e l'intestazione con una anagrafica caricata.
Il modulo anagrafiche consente di inserire nuove anagrafiche (secondo i campi specifici indicati dalla Questura per le schede di notifica), con delle funzioni di auto aiuto, durante la digitazione, in base alla classificazione dei paesi riconosciuti dal sistema di PS, le schede anagrafiche hanno anche un campo finale personalizzabile per attività statistiche interne al campeggio. il modulo consente di caricare/modificare/ricercare/cancellare anagrafiche.
A seguito della sua normale attività di marketing, il campeggio riceve quindi le sue richieste di prenotazione, anch'esse seguite in maniera dedicata dall'apposito modulo prenotazioni, il modulo è disponibile in due versioni, la versione base consente di scegliere un range di date, ed una tipologia di strutture, una volta caricati i dati l'applicazione verifica come prima cosa che vi sia la disponibilità indicata ed elenca all'interno della tipologia le strutture disponibili. E' alternativamente possibile indicare già da subito il codice struttura che si desidera prenotare, ed il sistema procede con la registrazione solo se la medesima è disponibile.
Una volta impostati questi parametri di base, il sistema richiede di associare, ad un referente, dal modulo anagrafiche, la prenotazione. Può essere caricata una nuova anagrafica, o agganciata una estistente.
nel modulo base prenotazione vi è un campo note, dove indicare le richieste principali del cliente, che saranno poi dettagliate in fase di check in. Nel modulo prenotazione full, vi è già la possibilità di fissare tutti i parametri della vacanza che saranno immediatamente disponibili in fase di check in, caricando la prenotazione.
A questo punto il sistema chiede se si voglia immediatamente collegare un pagamento alla prenotazione, e si può decidere di farlo subito se questo è già disponibile o agganciarlo in un secondo momento.
Sono agganciabili diversi acconti per la vacanza.
A seguito della prenotazione vi sarà un giorno specifico in cui l'utente arriverà in campeggio, per il quale è stato sviluppato il modulo check in .
I modulo check in consente una registrazione in "real time" se non vi è una prenotazione, oppure consente di prendere in carico una prenotazione esistente, collegando automaticamente le parti principali della scheda check in.
Verrà quindi chiesto di selezionare un listino specifico per poter inserire tutte le eventuali voci di spesa allegabili ( luce, auto, moto ecc.).
Anche in questo modulo è possibile allegare pagamenti in acconto o in saldo della vacanza.
Nel momento in cui è necessario chiudere i conteggi all'utente in vista di un suo check out, è disponibile il modulo check out.
Il modulo consente di chiudere i conteggi dell'utente emettendo una ricevuta o un estratto conto. Il modulo standard prevede un report pdf da stampare in sovrapposizione ad un modulo cartaceo del cliente o su carta bianca, il programma può non considerare se si tratti di una ricevuta o un estratto conto in questa versione di modulo.
Quando viene stampato il modulo l'applicazione chiede se l'utente paga e parte o se l'utente paga e rimane.
In quest'ultimo caso blocca la scheda di check in e non sono più inseribili altri servizi e qualunque altro pagamento va fatto con il modulo ricevute extra, come singoli compensi da pagarsi secondo disposizione separata del campeggio, per cassa o altro modo.
Nel modulo base quando un utente esce dal campeggio l'applicazione non tiene in memoria uno storico della sua vacanza, sono invece disponibili moduli di "memoria" che mantengono per anche diversi anni i dati nel sistema.
Altri moduli aggiuntivi sono rappresentati dal modulo per le schede di notifica di PS, che creano un file da salvare su computer e da caricare poi tramite il proprio account on line sul servizio di PS.
A riguardo di questo modulo l'amministrazione avrà cura di indicare al ns. reparto tecnico quali siano i dati minimi di anagrafiche per le quali le medesime vengano considerate, per evitare errori di trasmissioni o l'invio di prove o di altri dati non corretti.
Esistono poi altri moduli, tra i quali citiamo il modulo depositi, che consente di gestire versamenti e prelievi dallo sportello di segreteria del campeggio, e diversi altri a utilizzabili a seconda delle esigenze.
Stampe
Esistono diverse tipologie di stampe disponibili, elenchiamo le principali.
Stampa prenotati (selezionabile con range di date), elenco diviso per tipologia diversa di strutture, che indica nominativo del capogruppo, piazzola bloccata, totale acconti versati.
Stampa arrivi (selezionabile con range di date), indica piazzola o struttura, nominativo referente date di riferimento.
Stampa partenze indica i partiti giornalieri al momento della richiesta.
Stampe serali.
Contengono dati diversi come gli arrivi da inizio stagione il numero presenti, i partiti, la divisione per diversa area geografica, nella stampa presenze vi è l'elenco completo diviso per tipologia ricettiva di tutte le piazzole occupate con indicazione del referente, componenti, bambini, auto, moto , camper ecc.
Ecco in sintesi le funzioni principali del software Easy camping Estar.
Leggere modifiche applicative sono realizzabili, a condizione che le medesime non creino complicazione gestionale, non in linea con la filosofia che regola il programma e che si vuole mantenere per efficienza di sistema, di supporto remoto, e di semplicità di utilizzo.